8 étapes de Kotter pour impulser le changement
Le changement est la seule constante
– Héraclite, philosophe grec
Ce qui était vrai il y a plus de 2 000 ans l’est tout autant aujourd’hui. Nous vivons dans un monde où “les affaires courantes” sont le changement. Les nouvelles initiatives, le travail par projet, les améliorations technologiques, l’avance sur la concurrence – tous ces éléments se conjuguent pour entraîner des changements permanents dans notre façon de travailler.
Que vous envisagiez de modifier légèrement un ou deux processus ou de changer l’ensemble d’une organisation, il est courant de se sentir mal à l’aise et intimidé par l’ampleur du défi.
Vous savez que le changement doit avoir lieu, mais vous ne savez pas vraiment comment vous y prendre pour le réaliser. Par où commencer ? Qui devez-vous impliquer ? Comment aller jusqu’au bout ?
Il existe de nombreuses théories sur la façon de “faire” le changement. Beaucoup ont pour origine le gourou du leadership et de la gestion du changement, John Kotter. Professeur à la Harvard Business School et expert en changement de renommée mondiale, Kotter a présenté son processus de changement en huit étapes dans son livre de 1995, “Leading Change“.
8 étapes de Kotter pour impulser le changementÉtape 1 : Créer un sentiment d’urgence
Pour que le changement se produise, il faut créer un sentiment d’urgence autour de la nécessité du changement. Cela peut vous aider à susciter la motivation initiale pour faire bouger les choses.
Ouvrez un dialogue honnête et convaincant sur ce qui se passe sur le marché et avec vos concurrents. Si de nombreuses personnes commencent à parler du changement que vous proposez, l’urgence peut se développer et se nourrir d’elle-même.
Ce que vous pouvez faire :
- Identifiez les menaces potentielles et élaborez des scénarios montrant ce qui pourrait se passer à l’avenir.
- Examinez les opportunités qui devraient, ou pourraient, être exploitées.
- Entamez des discussions honnêtes, et donnez des raisons dynamiques et convaincantes pour faire parler et réfléchir les gens.
- Demandez le soutien de clients et de parties prenantes extérieures pour renforcer votre argumentation.
Kotter suggère que pour que le changement soit réussi, 75 % de la direction d’une entreprise doit “adhérer” au changement. En d’autres termes, vous devez travailler très dur à l’étape 1 et consacrer beaucoup de temps et d’énergie à créer un sentiment d’urgence avant de passer aux étapes suivantes. Ne paniquez pas et ne vous lancez pas trop vite parce que vous ne voulez pas risquer de nouvelles pertes à court terme.
Étape 2 : Formez une puissante coalition
Convainquez les gens que le changement est nécessaire. Cela nécessite souvent un leadership fort et un soutien visible de la part des personnes clés de votre organisation. Il ne suffit pas de gérer le changement, il faut le diriger.
Pour conduire le changement, vous devez réunir une coalition, ou une équipe, de personnes influentes dont le pouvoir provient de diverses sources, notamment la fonction, le statut, l’expertise et l’importance politique.
Une fois formée, votre “coalition de changement” doit travailler en équipe, en continuant à créer une urgence et une dynamique autour de la nécessité du changement.
Ce que vous pouvez faire :
- Identifiez les véritables leaders de votre organisation, ainsi que vos principales parties prenantes.
- Demandez un engagement émotionnel de la part de ces personnes clés.
- Travaillez à la constitution d’une équipe au sein de votre coalition de changement.
- Vérifiez que vous disposez d’un bon mélange de personnes provenant de différents départements et de différents niveaux de votre entreprise.
Étape 3 : Créez une vision du changement
Lorsque vous commencez à penser au changement, il y a probablement beaucoup d’idées et de solutions intéressantes qui circulent. Reliez ces concepts à une vision globale que les gens peuvent saisir facilement et retenir.
Une vision claire peut aider chacun à comprendre pourquoi vous lui demandez de faire quelque chose. Lorsque les gens voient par eux-mêmes ce que vous essayez d’accomplir, les directives qu’ils reçoivent ont tendance à avoir plus de sens.
Ce que vous pouvez faire :
- Déterminez les valeurs qui sont au cœur du changement.
- Rédigez un bref résumé (une ou deux phrases) qui résume ce que vous “voyez” comme l’avenir de votre organisation.
- réez une stratégie pour mettre en œuvre cette vision.
- Assurez-vous que votre coalition de changement peut décrire la vision en cinq minutes ou moins.
- Pratiquez souvent votre “discours de la vision“.
Étape 4 : Communiquer la vision
Ce que vous ferez de votre vision après l’avoir créée déterminera votre succès. Votre message sera probablement fortement concurrencé par d’autres communications quotidiennes au sein de l’entreprise. Vous devez donc le communiquer fréquemment et avec force, et l’intégrer dans tout ce que vous faites.
Ne vous contentez pas de convoquer des réunions spéciales pour communiquer votre vision. Au contraire, parlez-en dès que vous en avez l’occasion. Utilisez la vision quotidiennement pour prendre des décisions et résoudre des problèmes. Si vous la gardez présente à l’esprit de tous, ils s’en souviendront et y répondront.
Il est également important de “joindre le geste à la parole“. Ce que vous faites est bien plus important – et crédible – que ce que vous dites. Montrez le type de comportement que vous attendez des autres.
Ce que vous pouvez faire :
- Parlez souvent de votre vision du changement.
- Répondez aux préoccupations et aux inquiétudes des gens, ouvertement et honnêtement.
- Appliquez votre vision à tous les aspects des opérations. Reliez tout à la vision.
- Montrez l’exemple.
Étape 5 : Supprimer les obstacles
Si vous suivez ces étapes et arrivez à ce stade du processus de changement, vous avez parlé de votre vision et obtenu l’adhésion de tous les niveaux de l’organisation.
Mais existe-t-il des processus ou des structures qui font obstacle au changement ?
Mettez en place la structure nécessaire au changement et vérifiez continuellement si des obstacles s’y opposent. En éliminant les obstacles, vous donnez plus de pouvoir aux personnes dont vous avez besoin pour concrétiser votre vision et vous faites avancer le changement.
Ce que vous pouvez faire :
- Identifiez, ou engagez, des responsables du changement dont le rôle principal est de mettre en œuvre le changement.
- Examinez votre structure organisationnelle, vos descriptions de poste et vos systèmes de performance et de rémunération pour vous assurer qu’ils sont conformes à votre vision.
- Reconnaissez et récompensez les personnes qui contribuent au changement.
- Identifiez les personnes qui résistent au changement et aidez-les à comprendre ce qui est nécessaire.
- Prenez des mesures pour éliminer rapidement les obstacles (humains ou autres).
Étape 6 : Créez des succès à court terme
Rien ne motive plus que le succès. Donnez à votre entreprise le goût de la victoire dès le début du processus de changement. Dans un court laps de temps (un mois ou un an, selon le type de changement), vous voudrez avoir quelques “victoires rapides” que votre personnel pourra constater.
Créez des objectifs à court terme. Vous voulez que chaque petit objectif soit réalisable, avec peu de place pour l’échec. Votre équipe de changement devra peut-être travailler très dur pour atteindre ces objectifs, mais chaque “victoire” que vous remportez peut motiver davantage l’ensemble du personnel.
Ce que vous pouvez faire :
- Recherchez des projets infaillibles que vous pourrez mettre en œuvre sans l’aide d’aucun détracteur sérieux du changement.
- Analysez minutieusement les avantages et les inconvénients potentiels de vos objectifs. Si vous ne réussissez pas à atteindre un objectif initial, cela peut nuire à l’ensemble de votre initiative de changement.
- Récompensez les personnes qui vous aident à atteindre les objectifs.
Étape 7 : Développez le changement
Kotter affirme que de nombreux projets de changement échouent parce que la victoire est déclarée trop tôt. Le véritable changement est profond. Les victoires rapides ne sont que le début de ce qui doit être fait pour obtenir un changement à long terme.
Lancer un nouveau produit en utilisant un nouveau système, c’est bien. Mais si vous pouvez lancer 10 produits, cela signifie que le nouveau système fonctionne. Pour atteindre ce dixième succès, vous devez continuer à chercher des améliorations.
Chaque succès est l’occasion de s’appuyer sur ce qui a bien fonctionné et d’identifier ce que vous pouvez améliorer.
Ce que vous pouvez faire :
- Après chaque victoire, analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré.
- Fixez des objectifs pour continuer à tirer parti de la dynamique que vous avez créée.
- Apprenez ce qu’est le kaizen, l’idée d’amélioration continue.
• Gardez les idées fraîches en faisant appel à de nouveaux agents et leaders de changement pour votre coalition de changement.
Étape 8 : Ancrez les changements dans la culture d’entreprise
Enfin, pour qu’un changement soit durable, il doit être intégré au cœur de votre organisation. Votre culture d’entreprise détermine souvent ce qui est fait, et les valeurs qui sous-tendent votre vision doivent se manifester dans le travail quotidien.
Ce que vous pouvez faire :
- Parlez des progrès dès que vous en avez l’occasion. Racontez les histoires de réussite du processus de changement, et répétez les autres histoires que vous entendez.
- Incluez les idéaux et les valeurs du changement lors du recrutement et de la formation du nouveau personnel.
- Reconnaissez publiquement les membres clés de votre coalition initiale de changement, et assurez-vous que le reste du personnel – nouveaux et anciens – se souviennent de leurs contributions.
